Rapat Terus Menerus Tak Akan Jadi Produktif. Berikut Tip Mengatur Rapat Lebih Efektif

Siapa yang selama kerja di rumah justru harus berjibaku dengan rapat virtual yang harus dilakukan terus-terusan? Maklum saja, karena tak bisa bertemu tatap muka di kantor, alasan untuk melakukan rapat virtual pun semakin meningkat. Padahal, berpindah dari satu rapat ke rapat yang lain dapat menyebabkan konflik dan stres.

Menjadwalkan rapat dalam waktu yang berdekatan bukanlah strategi kerja yang tepat. Pasalnya, kita tak bisa berada di dua tempat sekaligus. Jika Anda mengikuti rapat pertama, kemungkinan untuk mengikuti rapat kedua tepat waktu terbilang kecil. Anda baru mengakhiri rapat pertama, rapat kedua mungkin sudah dimulai.

Pada akhirnya, pertemuan dalam rapat tersebut tidak akan maksimal, karena Anda antara harus meninggalkan rapat pertama sebelum selesai atau telat menghadiri rapat kedua. Ujung-ujungnya, profesionalitas Anda akan dipertanyakan jika terus-terusan harus meninggalkan rapat sebelum selesai atau bahkan terlambat.

Cobalah untuk lebih realistis dalam mengatur jadwal kapan rapat tersebut akan berakhir dan durasi rapat itu sendiri. Jika Anda mencoba menghindari rapat maraton Anda justru tidak akan merasa terburu-buru dan bebas stres kerja.

Untuk membantu Anda memiliki ritme kerja yang lebih baik, berikut yang bisa Anda lakukan untuk mengatur rapat secara lebih efektif :

Temukan Keseimbangan antara Rapat dan Tugas

Terkadang ketika Anda harus rapat maraton, pada akhirnya Anda justru tidak bisa menyelesaikan pekerjaan harian yang seharusnya dikerjakan. Rapat maraton justru akan membuat Anda jadi kurang produktif dan proaktif selama kerja. Untuk memperbaiki masalah ini, Anda harus membuat rasio rapat untuk bekerja. Misalnya, untuk setiap rapat satu jam , Anda harus memiliki satu jam waktu untuk menyelesaikan tugas kerja proaktif.

Batasi Waktu Rapat

Daripada membuat aturan umum rapat satu jam, lebih baik membuatnya lebih singkat menjadi 45 menit. Jika memungkinkan, Anda buat aturan sendiri untuk hanya menghadiri rapat dengan batas durasi tertentu. Misal, Anda tidak akan menghadiri rapat yang lamanya lebih dari 1,5 jam.

Anda akan punya waktu luang lebih banyak untuk berdiskusi tentang rapat sebelumnya, mempersiapkan rapat yang berikutnya, menyelesaikan tugas kerja yang lain, atau sekadar bersantai. Membatasi waktu rapat Anda juga dapat membantu Anda menghadiri rapat berikutnya tepat waktu.

Tentukan Prioritas Rapat

Untuk memiliki manajemen rapat yang lebih baik, Anda bisa menggunakan perangkat tertentu seperti penjadwal ruang rapat untuk memprioritaskan mana rapat yang paling penting dan yang tidak. Dalam menggunakan perangkat tersebut Anda bisa menentukan rapat mana yang Anda ingin dedikasikan waktu lebih lama dan rapat mana yang Anda bisa persingkat atau bahkan ditunda. (f)

Citra Narada Putri